Le soutien des fournisseurs crée souvent des fragments précieux : un rapport de conseiller, une politique, un plan d'action, un certificat de cours, une carte de processus ou un dossier pilote. Le prochain programme risque de ne pas les voir. L'acheteur suivant reçoit soit trop peu de preuves, soit un dossier non contrôlé contenant du matériel périmé.
Que contient l'enregistrement
Un dossier de données probantes sur les capacités est un index, et non une salle de données publique. Chaque entrée doit indiquer :
- capacité ou exigence;
- état actuel;
- le propriétaire désigné;
- lieu et date des preuves;
- qui l'a créée ou révisée;
- la portée et la limitation;
- la date du prochain examen;
- les mesures d'amélioration;
- partage de la classification.
Ce qu'il empêche
- En utilisant un certificat ou un programme d'assurance expiré.
- Présenter l'expérience d'une autre entité juridique sans attribution.
- En supposant qu'un modèle soit mis en œuvre.
- Télécharger inutilement des documents confidentiels ou personnels.
- Répéter le même diagnostic sans vérifier l'action précédente.
Propriété des participants
L'organisation devrait conserver et contrôler le dossier. Market Accord peut aider à la structurer et à la défier, mais la participation ne devrait pas piéger les preuves à l'intérieur d'une plateforme propriétaire. Le partage sélectif est important : un acheteur a besoin de preuves pertinentes et proportionnées, et non d'un accès illimité aux dossiers internes.
L'enregistrement rend également visibles les limites. En développement, les preuves de pilote seulement et non certifiées indépendamment sont des statuts utiles lorsqu'ils sont clairs et à jour.